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电子邮件的格式礼仪
www.email-cm.com    2013-04-05 21:48:23    文字:【】【】【
摘要:电子邮件作为一种正式的沟通方式,有它独树一帜的规格和礼仪

电子邮件作为一种正式的沟通方式,有它独树一帜的规格和礼仪,多数人在与同事、客户或上级交谈时非常注意礼貌,但在使用电子邮件与别人沟通时常常会忽略这一点。

人们使用电子邮件时常常一不小心就违反了电子邮件礼仪。多数人在商业交流上不会使用粗俗无礼的语言,但要是提高嗓门呢?使用电子邮件是否也存在这个问题?

接下来,我们将讨论一下使用电子邮件发送商务信函的一些礼仪。

人们很忙,所以:

  • 要写明标题。您可能常常想跳过电邮标题,但别忘了提醒自己每个人都很忙,包括这封电邮的收件人。标题对收件人有提示作用,看过标题收件人在阅读正文时就能抓住重点、理清头绪。
  • 要写得简明扼要。也许您能把文章写得机智风趣,但收件人更喜欢简短清晰。您可以在写生日贺卡或说祝酒词时使用双关语和诙谐的语言,但在书写电子邮件时最好开门见山,按照收信人的要求和需要书写。
  • 要保护别人的隐私。有些人习惯在写电子邮件时引用别人发送的邮件,这种做法会让邮件显得冗长,而且收信人也会感到奇怪。除非是确有必要引用别人的来信,否则发信人和收信人之间的邮件不应向第三者传播。
  • 要尽快回复。收到邮件后不要拖延,最好尽快回复,哪怕是先告诉发信人您需要更多时间来给出回复。

人们很敏感,所以:

  • 使用标点加强语气要慎重。在一句话结束后使用“????”或“!!!!”,收信人读起来可能会觉得您在大喊大叫或是非常不满。要按照常规使用标点。
  • 书写时不要全部使用大写字母。全部使用大写字母书写就像说话时大声叫喊,这是不礼貌的,所以要按照规范使用大写字母。想要表示强调时可以这样写“我想强调一下……”。
  • 发送之前出声读一遍。尽管您认为自己写的内容不会有什么歧义,但在发送之前自己出声读一遍邮件是有好处的,这样您可以体会到收信人读这封邮件的感受,读完之后再点击“发送”。邮件是书面形式的,发送出去就很难收回来。收信人可能把您的邮件打印出来,也可能转发您的邮件。在邮件中不要写您不想在整个公司甚至公司以外传播的内容。
  • 情绪不稳定时不要写邮件。或许在书写邮件时最常见的失礼之处就是在气头上发送了一封针对收信人或某件事情的言辞过激的电邮。请参考上面“发送之前出声读一遍”的建议。向别人发火之后再后悔是没有用的。

不是所有人都很新潮,所以:

  • 尽量不要使用表情符号。“笑脸”符号是一种很流行的表达情绪和语义的沟通方式。但是您知道挖苦的笑和调皮的笑有什么区别吗?即使您确切地知道二者的区别,您能保证收信人也知道吗?我们很容易就能想到使用表情符号有可能无意间冒犯别人,因此尽量不要使用此类符号。
  • 尽量不要使用缩写短语。有的人在写邮件时常常使用IMHO(in my humble opinion,依我的拙见)、FWIW(for what it’s worth,随便说说)、ROTFL(rolling on the floor laughing,笑得在地板上打滚)等缩写短语。收信人可能看不懂这种缩写而感到莫名其妙。

   电子邮件就像商务信函一样,忽略基本规则是对收信人的不尊重,千万不要因为不正式的邮件破坏了收信人对您的印象。注重电子邮件的礼仪也就是尊重对方,只有尊重对方才能得到对方的认可,才有更多合作和沟通的可能。

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