邮件归档是指对邮件数据停止在线归档、分类管理、长期保存并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据停止有效的迁移和管理，当数据中止改动或不被频繁运用时，经过邮件归档系统把他们转移到低本钱的存储硬件上，使之存于日常的备份窗口外。当需求时，能够即时获取所需数据并快速搜索。为企业电子邮件的法规服从和规则的执行，完成了高度集成化，中心化，并可完成实时监测等功用。

备份是指数据副本，万一原始数据丧失或者损坏且无法修复，副本就可用于恢恢复始数据。备份用于维护正在运用的数据。

数据备份时间表普通包括：每天的增量备份保存七天，每周的完整备份保存一个月，每月的完整备份保存一年，最后，一年的完整备份保存七年。一年的完整备份也称为七年归档。这份时间表存在一个问题：很难从整个备份中选择出需求长期保存的特定文件，因而用户在运用这种办法时，最终不得不将整个备份都打包为大型的“归档”。此外，在两次备份距离时间中，假如有些邮件被删除，这些邮件将永世丧失，并不能在备份中寻觅到，招致了数据的丧失。

第一，当用户需求查找几年前的一些相关材料时，就必需记住这些文件寄存哪个备份文件中。

第二，用备份数据来满足电子发现的请求就愈加艰难。

第三，恢复备份数据并停止查找会耗费大量时间和费用。

第四，备份系统用于保管归档数据是相当低效的

归档是原始数据从初始站点移除后，发送到其它站点，用作长期保存。邮件归档能够说是在线的备份，只需你收发邮件，在归档系统扫描距离时间中，发现本来归档数据有新的更新，就会把这些新的数据停止归档。哪怕你立即对邮件停止了删除，但这些邮件数据曾经被归档，不会形成数据丧失。

     归档和备份的另一项区别在于分类和搜索功用。

一些备份软件具有根本的归档功用，能够将文件独立或按组归档，保存时不受备份限制。能够依据文件品种、日期、一切权及其它搜索规范命名或标志内容。但是，假如公司会构成并需求处置大量归档，如电子邮件和图像数据等，那么仅仅创立简单的搜索标签并缺乏够;还需求具有愈加高级的归档处理计划，具备基于内容和一切权的搜索功用。

一个有效的归档系统则包含了足够多的元数据，并能经过逻辑方式获取信息。例如，一个电子邮件归档系统的元数据应至少包括发件人、收件人、主题、时间等信息，通常还会把电子邮件主体放入数据库用于全文搜索，以至把附件的相关信息和关键词也提取出来作为元数据保管。当需求查找需求的邮件时，输入限制条件，可以在几分钟以至是秒钟内查找到所需的邮件。

邮件归档固然方便，但是价格依然居然不下，一般大型企业上一套专业的邮件归档服务器，少则几万，多则几十万不等。国内这一块产品做的比较到位的是守内安，是一家台企，可以参考这里。